○岩見沢市文書管理規則
平成12年1月1日
規則第1号
注 平成18年3月から改正経過を注記した。
目次
第1章 総則(第1条～第14条)
第2章 文書の収受及び配布(第15条～第17条)
第3章 文書の処理(第18条～第26条)
第4章 文書の浄書及び発送(第27条～第31条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第32条～第54条)
第6章 補則(第55条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(文書取扱いの基本)
第2条 文書は、行政が事業を進める上で重要な意思決定手段であることから、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(1) 部 岩見沢市事務分掌条例(昭和45年条例第36号)第1条に規定する部及びこれに準ずる組織をいう。
(2) 課 岩見沢市事務分掌条例施行規則(昭和53年規則第35号)第1条に規定する課及びこれに準ずる組織をいう。
(3) 主務課 当該文書に係る事案を所管する課をいう。
(4) 完結文書 処理が完結した事案に係る文書をいう。
(5) 未結文書 処理が完了せず、又は完了してもいまだ事案の完結しない文書をいう。
(6) 保存 完結文書を保存期間の起算日からその廃棄の日までの間において、庶務課又は主務課で管理することをいう。
(7) 保管 未結文書及び第35条に規定する保存期間の起算日前までの間における完結文書を主務課で管理することをいう。
(8) 供覧 職務上の情報の共有を図るため、決裁済みの文書を関係職員の閲覧に供することをいう。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 市長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
ウ 庁達 部、課、係及び施設の全部又は一部に対して事務執行上その取扱要領及び処理上の必要事項を定めるもの
(3) 公示文書 告示、公告等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(決裁)
第5条 文書事務の処理は、別に定めのあるものを除くほか主務の係長、課長、部長及び副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務については、この限りでない。
2 決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。
(平19規則17・一部改正)
(庶務課長の責務)
第6条 庶務課長は、文書事務に関し必要な調査を行い、並びに文書事務に関する指導及び改善に努めなければならない。
(課長の責務)
第7条 課長は、当該課における文書事務を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(文書取扱主任)
第8条 課に文書取扱主任を置く。
2 前項の文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充て、庶務課長に報告するものとする。
3 文書取扱主任は、上司の命を受けて、その課における次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書管理の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書の編集、製本及び引継ぎに関すること。
(5) 文書収発件名簿(以下「収発件名簿」という。)の登載及び整理に関すること。
(6) その他文書の整備に関し必要なこと。
4 課長は、文書取扱主任を変更したときは、速やかにその年月日、職氏名及び所属名を庶務課長に通知するものとする。
(文書取扱者)
第9条 課に必要に応じて文書取扱者を置くことができる。
2 文書取扱者は、課長が職員のうちから指名し、庶務課長に通知するものとする。
3 文書取扱者は、文書取扱主任の文書事務を補助するものとする。
4 文書取扱者の変更通知については、前条第4項の規定を準用する。
(帳簿等)
第10条 庶務課には、次の各号に掲げる帳簿等を備えなければならない。
(1) 受付印(様式第1号)
(2) 法令達番号簿(様式第2号)
(3) 特殊文書配布簿(様式第3号)
(4) 金券等配布簿(様式第4号)
2 課には、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。
(1) 収受印(様式第5号)
(2) 収発件名簿(様式第6号)
(平19規則38・一部改正)
(集配)
第11条 文書の集配は、庶務課において行うものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 重要又は秘密の保持を必要とする文書
(2) 緊急の持回り又は即決を要する文書
(3) 大量の印刷物、雑誌、書籍等で集配が困難なもの
(4) その他通常の集配で仕分けが困難又は不適当なもの
2 前項の集配は、午前11時以後に、文書量等に応じて随時行うものとする。
(平18規則92・全改)
(文書の記号及び番号)
第12条 主務課において収受する文書には番号を、発送する文書には「岩」の文字及び課名等の略号を基準として別に定める記号並びに番号を付さなければならない。ただし、各課間の往復文書については「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としない。
2 前項の文書番号は、4月1日から翌年3月31日までの一連番号とし、同一文書の件名ごとに同一の番号とする。ただし、必要に応じて枝番号を用いることができる。
(平18規則92・全改)
(法令達番号)
第13条 条例、規則、訓令及び告示は、法令達番号簿により付番し、庶務課において処理する。
2 前項の番号は、暦年ごとの一連番号とする。
(特殊な文書の明示方法)
第14条 特殊な文書は、次の各号に掲げるところにより明示するものとする。
(1) 緊急を要する文書は、右上部に付箋紙を貼り「至急」と朱書をすること。
(2) 秘密を要する文書は、封筒に入れ、その旨表示すること。
(3) 重要な文書は、右上部に「重要」と朱書をすること。
第2章 文書の収受及び配布
(到着した文書の処理)
第15条 到着した文書(主務課に直接到着した文書を除く。)は、庶務課において収受し、次の各号の掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 親展その他開封を不適当と認める文書は、封筒の余白に受付印を押し、特殊文書配布簿に登載のうえ、名宛人に配布し、認印を受けること。
(2) 不服申立て、訴訟、入札その他収受の日付が権利の得喪に関係する文書は、前号によるほか特殊文書配布簿に日付等を登載のうえ、封筒を添付して、主務課の文書取扱主任に配布し、認印を受けること。
(3) 書留、内容証明及び配達証明は、封筒の余白に受付印を押し、特殊文書配布簿に登載のうえ、文書取扱主任に配布し、認印を受けること。
(4) 現金、金券又はこれに類するものを添付した文書は開封し、封筒の余白に受付印を押すとともに金品の内容を記載し、金券等配布簿に登載のうえ、文書取扱主任に配布し、認印を受けること。
(5) 前各号に掲げる文書以外の文書(ファクシミリ、宅配便を除く。)は、封筒の余白に受付印を押し、主務課に配布する。ただし、配布先の明確でない文書は開封し、配布先を確認したうえ、主務課に配布すること。
2 前項の配布に当たり、2部以上の部又は課に関連ある文書は関係の深い課に配布し、明らかでないものは、庶務課長の定めるところによる。
3 文書取扱主任は、配布された文書が、当該主務課のものでないと認められるときは、速やかに庶務課に返付しなければならない。
(平19規則38・平24規則14・一部改正)
(受付印を要しない文書)
第16条 収受した文書のうち、戸籍の届出書類で封筒のないものには、前条の規定にかかわらず、受付印を押してはならない。
2 新聞、雑誌、カタログその他これに類する軽易な文書は、受付印の押印を要しない。
(平19規則38・一部改正)
(郵便等に係る料金の未払又は不足の文書の処理)
第17条 到着した文書のうち郵便等に係る料金の未払又は不足があるときは、庶務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(平19規則38・一部改正)
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第18条 文書の配布を受けた主務課は、文書取扱主任がこれを開封し、文書の余白に収受印を押し、収発件名簿に登載しなければならない。ただし、軽易な文書は、収発件名簿への登載を省略することができる。
2 前項の手続き終了後、文書取扱主任は、当該文書を主務課長の査収に供するものとする。
3 主務課長は、収受した文書を査収したときは、主務の係長に回付するものとする。
4 口頭又は電話による照会、回答、報告及び受理した事項等で重要なものについては、その要領を記録し、文書として取り扱わなくてはならない。
5 重要又は異例の文書については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。
6 主務課に直接到着した文書は、第1項の手続きにより処理するものとする。
(平19規則38・一部改正)
(起案)
第19条 全ての事案の処理は、文書による。ただし、市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ市長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。
2 起案は、起案用紙(様式第7号)を用いて作成しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、閲覧にとどまるもの、定例の報告等の軽易な事務については、当該文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。
(平19規則38・平24規則14・一部改正)
(起案の基準)
第20条 文書の起案に当たっては、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。
(1) 件名、起案者の所属及び氏名、起案年月日、分類番号及び保存期間等を明記すること。
(2) 予算措置を必要とするものは、その旨を明記すること。
(3) 立案の経過を分かりやすくするため必要に応じて参考資料、法令等を添付すること。
(4) 文書は、岩見沢市公用文に関する規程(昭和55年訓令第11号)に従い、簡潔、平易、正確に記載し、訂正の箇所には訂正者が確認印を押すこと。
(5) 合議を要するものは、合議欄に必要な職名を記入すること。
(6) 合議先の表示は、関係の深い課から順次記入すること。
(1) 市議会に提出するものに係る起案文書 議案と記載し、青色の紙片を貼付
(2) 規則又は訓令に係る起案文書 規則又は訓令と記載し、黄色の紙片を貼付
(3) 注意を要する起案文書 重要
(4) 機密を要する起案文書 秘
(議案等の処理方法)
第22条 市議会に提出する議案は、主務課で起案し、原則として招集日の25日前までに決裁を受けなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に庶務課長へ通知しなければならない。
2 議案、規則及び訓令に係る決裁済みの起案文書は庶務課長に回付しなければならない。
(起案文書の持回り)
第23条 起案文書で事案が重要なもの、取扱上注意を要するもの、説明を要するもの又は早急に施行を要するものは、起案者又は起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
第24条 削除
(合議)
第25条 事案が他の部課に関係するときは、関係する部課に合議しなければならない。
2 前項の規定により合議を受けた場合で、意見を異にするときは、その部課と協議を行い、協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。
(決裁済み文書の取扱い)
第26条 決裁済みの文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
2 第22条第2項に規定する議案、規則及び訓令に係る決裁済文書は、庶務課で保管及び保存しなければならない。
(供覧)
第26条の2 供覧は、必要最小限にとどめるものとする。
第4章 文書の浄書及び発送
(文書の浄書)
第27条 決裁を受けた文書の浄書は、原則として主務課において行うものとする。ただし、議案その他庶務課長が必要があると認めるものは、庶務課において浄書するものとする。
(平19規則38・平26規則18・一部改正)
(文書の発信者名)
第28条 庁外へ発送する文書(以下「発送文書」という。)は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。
2 庁内文書は、事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。この場合において、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(1) 市長名(何部何課何係担当)
(2) 部長名(何課何係担当)
(3) 課長名(何係担当)
(公印)
第29条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、これを省略することができる。
(1) 岩見沢市公印規程(昭和29年訓令第10号)により、あらかじめ公印の印影を刷り込んだ文書及びコンピューターにより公印の印影を出力した文書
(2) 軽易な文書
2 公印は、別に定めるものを除くほか、庶務課において押印する。この場合において、文書法制係長は、起案文書に公印使用確認印を押さなければならない。
(平24規則14・一部改正)
(発送文書の取扱い)
第30条 発送文書は、文書取扱主任が収発件名簿に登載しなければならない。ただし、文書取扱主任が軽易と認める文書については、収発件名簿への登載を省略することができる。
(文書の発送)
第31条 発送文書は、原則として庶務課において発送するものとする。ただし、主務課において直接持参する必要のある文書又は庶務課長が主務課において取り扱うことが適当であると認める文書は、主務課において発送することができる。
2 発送文書は、特に緊急を要する場合を除き、主務課で封入し、文書取扱主任が午後3時30分まで庶務課へ回付しなければならない。この場合において、主務課は、後納郵便等差出票に必要事項を記入し、庶務課に提出するものとする。
(平19規則38・一部改正)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第32条 文書は、常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
(保管単位)
第33条 文書の保管は、主務課において行うものとする。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、庶務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(保存期間)
第34条 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とする。ただし、法令に保存期間の定めがある文書については、当該法令の定めるところによる。
2 前項本文の保存期間の各区分に属する文書は、次に掲げる基準による。
(1) 保存期間が永年である文書の基準
ア 条例、規則その他の例規の原議文書
イ 重要な事業計画及びその実態に関する文書
ウ 市史の資料となる重要文書
エ 市議会の会議録、議決書等の市議会に関する重要文書
オ 不服申立て及び訴訟に関する文書
カ 重要な契約書その他権利義務に関する文書
キ 職員の任免及び賞罰に関する重要文書
ク 財産の取得及び処分、公の施設並びに市債に関する重要文書
ケ 隣接市町村との分合及び境界変更に関する文書
コ 重要な機関の設置及び廃止に関する文書
サ 特別職の事務引継ぎに関する重要文書
シ その他重要にして永年保存の必要があると認める文書
(2) 保存期間が10年である文書の基準
ア 金銭の支払いに関する証拠書類
イ 行政執行上必要な統計資料
ウ その他10年保存の必要があると認める文書
(3) 保存期間が5年である文書の基準
ア 主な行政事務の施策に関する文書
イ 行政執行上参考となる統計資料
ウ 市税等各種公課に関する文書
エ 金銭出納に関する文書
オ その他5年保存の必要があると認める文書
(4) 保存期間が3年である文書の基準
ア 照会、回答、通知、報告及び申請に関する文書
イ その他3年保存の必要があると認める文書
(5) 保存期間が1年である文書の基準
ア 軽易な照会、回答、通知、報告及び申請に関する文書
イ その他1年保存の必要な文書
(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間に処理された文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令で保存期間の起算日が定められている文書 当該法令に定める日
(編集の方法)
第36条 完結文書は、主務課において、次の各号に定める方法で編集しなければならない。
(1) 会計年度とすること。ただし、会計年度によるものが適当でないものは暦年により、また、数年にわたる事件に関するものについては、事件完結の年に編集しなければならない。
(2) 総務部長が定める文書分類表の分類項目(以下「分類項目」という。)により区分すること。ただし、2以上の分類項目にわたる文書は、その主たる分類項目に区分すること。
(1) 簿冊の厚さは、6センチメートルを標準とすること。ただし、保存期間が3年未満の文書及び6センチメートルを標準とすることが適当でない文書については、この限りでない。
(2) 表紙及び背表紙(様式第9号)を付けること。
(3) 保存文書目次(様式第10号)を付けること。ただし、文書目次を付けないことに相当の理由がある文書については、この限りでない。
(4) 同一分類項目の文書を分冊して編集した場合は、1冊ごとに当該分類項目の全冊数及び分冊番号を表紙及び背表紙に記入すること。
(平19規則38・一部改正)
第37条 前条第1項第2号ただし書の規定により完結文書を編集する場合において、主たる分類項目以外の文書には当該完結文書に代えて参照票(様式第11号)を編入しなければならない。
(平19規則38・一部改正)
第38条 第36条の規定により完結文書を編集する場合において、図面等本書に綴り込み難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。
(適用除外)
第39条 第36条の規定は、主務課において保存する完結文書で、編集し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。
(平19規則38・一部改正)
(1) 保存期間が起算日から1年を経過していない文書
(2) 保存期間が3年以下の完結文書
(3) 庁外施設における全ての文書
(平24規則14・一部改正)
第42条 削除
(平19規則38)
(主務課保存の承認)
第43条 保存期間の起算日から1年を経過した完結文書で、保存期間が5年以上のものを主務課において保存しようとするときは、主務課保存承認申請書(様式第13号)により庶務課長の承認を得なければならない。
(平19規則38・一部改正)
(承認の登記)
第44条 前条の規定により主務課における保存が承認されたときは、主務課において保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
(保存文書の引継)
第45条 文書取扱主任は、保管期間を経過した完結文書については、庶務課長が指定する日に保存文書引継票(様式第14号)を添え、庶務課長に引き継がなければならない。
2 庶務課長は、前項の規定により引継ぎを受けたときは、その編集、格納方法等を審査後、書類庫に保存しなければならない。
3 主務課において保管期間を経過した完結文書については、必要に応じて引き続き主務課において保存することができる。
4 台帳、名簿その他の文書で、主務課において常時使用するものは、常用文書として保管することができる。
(平19規則38・一部改正)
(保存の登載)
第46条 前条の規定により完結文書の引継ぎが完了したときは、主務課及び庶務課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登載しなければならない。
(平19規則38・一部改正)
(文書の保存場所)
第47条 保存文書は、書類庫又は庶務課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、本庁以外の施設にあっては、当該施設の書庫に保存するものとする。
(書類庫の管理)
第48条 書類庫は、庶務課長が管理する。
(文書の廃棄)
第49条 庶務課長は、保存期間の満了した文書について、保存文書廃棄票(様式第14号)を作成し、主務課と協議のうえ、廃棄しなければならない。
2 保存期間内のもので、主務課において、保存の必要がなくなったと認める文書は、庶務課長と協議のうえ、廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、庶務課長との協議を要しない。
3 庶務課長は、永年保存文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとに、主務課と協議し、改めて保存の可否を決定する。
4 廃棄文書であって、他に内容を漏らすことによって支障を生ずると認められるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものは、裁断、焼却等の適切な処置をとらなければならない。
(平19規則38・一部改正)
(廃棄の登記)
第50条 前条の規定により保存文書を廃棄したときは、主務課及び庶務課において、それぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
(保存の延長)
第51条 主務課は、保存期間の満了した文書であって、継続して保存の必要が生じた場合は、文書保存延長届(様式第15号)を庶務課長に提出しなければならない。
(平19規則38・一部改正)
(延長の登記)
第52条 前条の規定により保存期間を延長したときは、主務課及び庶務課において、それぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
(保存文書の貸出し)
第53条 庶務課で保存中の文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、書類庫入庫管理簿(様式第16号)に必要事項を記入し、庶務課長に提出しなければならない。
2 前項の規定により貸出しを受けた文書は、庁外に持ち出し、又は他に貸し付けてはならない。ただし、職務上必要であって、あらかじめ庶務課長の承認を得たときは、この限りでない。
3 文書の貸出期間は7日以内とする。ただし、庶務課長が必要があると認めるときは、これを延長することができる。
(平19規則38・一部改正)
(市史編集資料)
第54条 第49条の規定により文書を廃棄する場合において、庶務課長が市史資料として必要と認めるものは、これを別に保存しなければならない。
第6章 補則
(平19規則38・追加)
(補則)
第55条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
(平19規則38・追加)
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成12年4月1日から施行する。
(岩見沢市役所出張所設置条例施行規則の一部改正)
3 岩見沢市役所出張所設置条例施行規則(昭和48年規則第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成12年3月31日規則第13号)抄
1 この規則は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成12年12月29日規則第39号)抄
(施行期日)
1 この規則は、岩見沢市コミュニティセンター条例の一部を改正する等の条例(平成12年条例第26号)の施行の日から施行する。
(施行の日＝平成12年12月25日)
附則(平成13年12月28日規則第15号)
この規則は、平成13年12月31日から施行する。
附則(平成14年3月29日規則第6号)
この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年4月1日規則第20号)抄
1 この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成16年3月31日規則第7号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成16年12月30日規則第14号)
(施行期日)
1 この規則は、平成17年1月1日から施行する。ただし、第2条並びに附則第4項及び第5項の規定は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則による改正後の岩見沢市文書管理規則第19条の規定にかかわらず、当分の間、この規則による改正前の岩見沢市文書管理規則第19条に定める起案用紙及び複写起案用紙を用いて起案することができるものとする。
(岩見沢市公有財産規則の一部改正)
3 岩見沢市公有財産規則(昭和44年規則第10号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(岩見沢市身体障害者自動車運転技術取得費補助金交付規則の一部改正)
4 岩見沢市身体障害者自動車運転技術取得費補助金交付規則(昭和52年規則第6号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(岩見沢市中小企業等振興条例施行規則の一部改正)
5 岩見沢市中小企業等振興条例施行規則(昭和53年規則第7号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(岩見沢市道路管理規則の一部改正)
6 岩見沢市道路管理規則(昭和57年規則第7号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(岩見沢市庁舎管理規則の一部改正)
7 岩見沢市庁舎管理規則(平成6年規則第22号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成17年4月1日規則第13号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成18年3月17日規則第92号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成19年3月29日規則第17号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月26日規則第38号)
この規則は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日規則第14号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日規則第18号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成26年4月1日から施行する。
(平24規則14・一部改正)
(平19規則38・旧様式第6号繰上)
(平19規則38・旧様式第7号繰上、平24規則14・一部改正)
(平19規則38・旧様式第8号繰上)
様式第8号から様式第16号まで 略