○岩見沢市立学校文書管理規程
平成17年2月24日
教育委員会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、岩見沢市立の小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるよう処理しなければならない。
(文書の定義)
第3条 この規程において「文書」とは、学校職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一定の事項を記録しておくことのできるこれらに類するものをいう。
(文書管理者及び文書取扱者)
第4条 学校に文書管理者及び文書取扱者を置く。
2 文書管理者は、教頭をもって充てる。
3 文書取扱者は、校長が職員のうちから指名し、文書管理者の文書事務を補助するものとする。
4 文書管理者は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書管理の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書の編集、製本及び引継ぎに関すること。
(5) 文書収発件名簿の登載及び整理に関すること。
(6) その他文書の整備に関し必要なこと。
(文書の収受、処理及び発送等)
第5条 到着文書は、親展その他開封を不適当と認めるものを除き、文書取扱者が開封し、受付印を押して文書受付処理簿(様式第1号)に記入し、これを処理するものとする。
2 文書の処理は、起案その他適当な方法により行わなければならない。
3 処理を終えた文書で発送を要するものは、文書受付処理簿に記入し、発送するものとする。
(文書の整理、保管)
第6条 文書は、別表に定める岩見沢市立学校文書分類表(以下「文書分類表」という。)にしたがって常に整然と分類し、必要なとき直ちに取り出せるように校内の所定の場所に保管するものとする。
2 岩見沢市情報公開条例(平成14年条例第2号)第5条に規定する公開しない情報が含まれる文書の保管については、施錠等適切な措置をとらなければならない。
3 文書を紛失又は汚損する等の事故が発生した場合、文書担当者(現に当該文書の処理に当たる職員をいう。以下同じ。)は、その状況を速やかに文書管理者を通じて校長に報告しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第7条 担任する事務に変更があった文書担当者は、当該変更に係る文書を速やかに後任者に引き継がなければならない。
(文書の編集)
第8条 完結した文書は、年度ごと(年度によることが適当でないものは暦年ごと)に、文書分類表に従って編集するものとする。
2 2年度以上にわたる事案に関する文書は、その事案が完結した年に編集するものとする。
3 2以上の分類項目にわたる文書は、主たる分類項目に従って編集するものとする。
(文書の保存)
第9条 学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第15条第1項及び岩見沢市立学校管理規則(昭和32年教育委員会規則第1号)第41条に規定するもののほか、文書の保存期間は、文書分類表によるものとする。
2 保存期間を満了した文書で、校長が引き続き保存の必要があると認めるものは、当該文書の保存期間を延長することができる。
3 前条の規定により編集した完結文書については、文書分類表に分類、保存年限、保管場所等を記入し、その所在場所を明らかにしなければならない。
4 保存期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により処理する文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
(文書の廃棄)
第10条 文書管理者は、保存文書が保存期間を満了したときは、速やかに廃棄するものとする。
2 廃棄文書のうち、その内容が他に漏れて支障があるもの又は印影を転用されるおそれのあるものについては、焼却等適切な措置をとらなければならない。
(その他)
第11条 この規程に定めるもののほか、学校内の文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が定める。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月28日教委訓令第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和4年6月1日教委訓令第5号)
この訓令は、令和4年6月1日から施行する。
別表(第6条関係)
(平25教委訓令3・令4教委訓令5・一部改正)
岩見沢市立学校文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類(内容) | 保存年限 | 規定 | 保管場所 | 廃棄年月日 | 備考 |
0 道教委 | 0 総記 | 1 北海道学校関係法令集 | 常用 | ||||
2 北海道教育委員会公報 | 5 | ||||||
3 北海道学校実務要覧 | 常用 | ||||||
1 給与 | 1 学校職員給与関係条例規則通達集 | 常用 | |||||
2 学校職員の給与等の手引き | 常用 | ||||||
3 学校職員給与実務の手引き | 常用 | ||||||
4 給与関係文書 | 5 | ||||||
5 給与等支給明細書 | 5 | 道 | |||||
6 36報告書(給与口座振替申出書) | 常用 | ||||||
7 給与の口座振込内訳書 | 5 | ||||||
8 給与減額整理簿 | 5 | 道 | |||||
9 年末調整関係文書 | 5 | ||||||
10 源泉徴収票 | 5 | 道 | |||||
2 諸手当 | 1 26報告書(勤務実績報告書) | 5 | |||||
2 諸手当関係文書 | 5 | ||||||
3 扶養手当等確認調書 | 1 | 道 | |||||
4 通勤手当確認調書 | 1 | ||||||
5 寒冷地手当世帯区分確認調書 | 1 | ||||||
6 寒冷地手当世帯区分確認報告書 | 5 | ||||||
7 特殊勤務手当支給実績簿 | 5 | 道 | |||||
8 部活動指導整理簿 | 5 | 道に準拠 | |||||
9 教育業務連絡指導手当支給実績簿 | 5 | 道 | |||||
10 時間外勤務命令簿 | 5 | 道 | |||||
11 時間外勤務手当整理簿 | 5 | 道 | |||||
3 旅費 | 1 旅費の手引 | 常用 | |||||
2 旅費関係文書 | 5 | ||||||
3 旅費配分表 | 1 | ||||||
4 旅行命令簿 | 5 | 道 | |||||
5 復命書 | 5 | 道 | |||||
6 旅費概算精算請求書(学校通知書) | 5 | ||||||
4 共済組合 | 1 共済事務の手引 | 常用 | |||||
2 共済組合関係文書 | 5 | ||||||
3 組合員・被扶養者台帳 | 1 | 共 | |||||
4 国民年金第3号被保険者届 | 1 | 共 | |||||
5 給付金等決定通知書(領収書) | 5 | 共 | |||||
6 貸付決定通知書 | 5 | ||||||
7 組合員住所(変更)申請書 | 常用 | ||||||
5 互助会 | 1 例規集 | 常用 | |||||
2 互助会関係文書 | 1 | ||||||
3 給付金等決定通知書 | 5 | ||||||
1 市教委 | 0 総記 | 1 岩見沢市例規集 | 常用 | 市 | |||
2 岩見沢市立学校文書分類表 | 常用 | 市 | |||||
3 学校基本調査(学校調査票) | 3 | 市 | |||||
4 学校基本調査(卒業後の状況調査票) | 3 | 市 | |||||
5 地方教育費調査(学校教育費調査票) | 3 | 市 | |||||
6 学校職員名簿 | 5 | 学校教育法 | |||||
7 各種調査・統計 | 3 | 市 | |||||
1 庶務 | 1 庶務関係文書 | 1 | 市職員 | ||||
2 出勤簿 | 1 | 会計年度任用職員 | |||||
3 バス券受払簿 | 1 | ||||||
2 学校財政 | 1 教育予算関係文書 | 5 | 市 | ||||
2 予算要望書 | 5 | 市 | |||||
3 予算配当書／配当票 | 5 | 市 | |||||
4 歳入予算差引簿 | 5 | 市 | |||||
5 支出負担行為伺兼決定書 | 5 | 市 | |||||
6 市補助金関係文書 | 5 | 市 | |||||
7 郵券受払簿 | 1 | 市 | |||||
8 私用電話使用簿 | 1 | 市 | |||||
9 公用電話使用簿 | 1 | 市 | 公宅用電話 | ||||
10 電話使用料通知書 | 1 | ||||||
11 電話使用料精算書 | 1 | ||||||
12 電話使用料領収書 | 1 | ||||||
13 備品関係文書 | 1 | ||||||
14 備品廃棄届 | 1 | ||||||
15 寄付採納届 | 永 | 市 | |||||
16 備品台帳 | 常用 | 市 | |||||
17 理科教育等設備台帳 | 常用 | ||||||
18 図書台帳 | 常用 | ||||||
19 劇物・毒物管理台帳 | 常用 | ||||||
20 理科薬品受払簿 | 常用 | ||||||
21 各種会計預金通帳 | 常用 | ||||||
3 施設 | 1 施設関係文書 | 1 | |||||
2 設計施工図・引渡書 | 常用 | 市 | |||||
3 防災関係文書 | 5 | ||||||
4 消防計画(変更)届書 | 永 | ||||||
5 消防用設備等点検結果報告書 | 5 | ||||||
6 地下タンク定期点検実施結果報告書 | 3 | 国 | |||||
7 電気工作物点検報告書 | 5 | 国 | |||||
8 ダムウェーター点検結果報告書 | 1 | ||||||
9 ボイラー点検報告書 | 1 | ||||||
10 飲料水貯水槽清掃報告書 | 1 | ||||||
11 簡易専用水道検査表 | 1 | ||||||
12 ばい煙測定実施報告書 | 1 | 国 | |||||
13 液化石油ガス法に基づく交付書面 | 1 | ||||||
14 照度検査結果 | 1 | ||||||
15 空気CO2検査結果 | 1 | ||||||
16 その他環境衛生に関する検査結果 | 1 | ||||||
17 学校施設利用許可申請書 | 1 | ||||||
4 学務 | 1 学校関係文書 | 1 | |||||
2 学校行事予定報告書 | 1 | ||||||
3 休業日等報告書 | 1 | ||||||
4 児童生徒指導要録(学籍に関する記録) | 20 | 国 | |||||
5 児童生徒指導要録(指導に関する記録) | 5 | 国 | |||||
6 除籍簿(学籍に関する記録) | 20 | 指導要録準拠 | |||||
7 除籍簿(指導に関する記録) | 5 | 指導要録準拠 | |||||
8 小学校指導要録抄本 | 3 | 中学校在籍期間 | |||||
9 卒業証書台帳 | 永 | 市 | |||||
10 修了台帳 | 永 | 市 | |||||
11 出席簿 | 5 | 国 | |||||
12 転入学受付簿 | 5 | ||||||
13 転退学受付簿 | 5 | ||||||
14 月末統計報告書 | 5 | ||||||
15 就学関係文書 | 5 | ||||||
16 学齢児童生徒出席不良報告書 | 3 | 学校基本調査準拠 | |||||
17 就学義務猶予申請書 | 5 | 国 | |||||
18 入学通知書 | 5 | 国 | |||||
19 転入学通知書 | 5 | 国 | |||||
20 特別支援学級入学通知書 | 5 | 国 | |||||
21 就学学校指定変更入学通知書 | 5 | 国 | |||||
22 就学児童生徒入校指定変更通知書 | 5 | 国 | |||||
23 特別支援通級状況報告書 | 常用 | 在学中 | |||||
24 遠距離通学者名簿 | 常用 | 在学中 | |||||
25 区域外通学証明書 | 5 | ||||||
26 児童生徒名簿 | 1 | ||||||
27 教科書給与関係文書 | 5 | 国 | |||||
28 就学援助関係文書 | 1 | ||||||
29 準・要保護児童生徒名簿 | 5 | ||||||
30 就学援助費申請書(兼世帯票) | 5 | ||||||
31 準・要保護児童生徒異動報告書 | 5 | ||||||
32 修学旅行・校外活動実施計画書 | 5 | ||||||
33 修学旅行・校外活動実施報告書 | 5 | ||||||
34 学校給食費援助費関係文書 | 5 | ||||||
35 生活保護費支給内訳書 | 5 | ||||||
36 就学援助費依頼書・委任状 | 5 | ||||||
37 特別支援学級奨励費関係文書 | 5 | ||||||
5 教職員 | 1 教職員関係文書 | 1 | |||||
2 事務引継書 | 3 | 市 | |||||
3 教職員事故報告書 | 5 | ||||||
4 初任者研修講師報酬支給実績簿 | 5 | ||||||
5 退職関係文書 | 5 | ||||||
6 出勤簿 | 5 | 道 | 服務規程 | ||||
7 週休日の振替え及び半日勤務時間の割振り変更簿 | 5 | 道 | |||||
8 休暇等処理簿 | 5 | 道 | |||||
9 校外研修処理簿 | 5 | 道 | |||||
10 校外研修計画書・報告書 | 5 | 道 | |||||
11 諸願届 | 1 | 道 | |||||
12 免許関係文書 | 3 | ||||||
13 免許外教科担任許可申請書 | 3 | 道 | |||||
14 免許外教科担任許可証 | 3 | 道 | |||||
15 公務災害・通勤災害関係文書 | 5 | ||||||
16 教職員の勤務時間割振り | 5 | 道 | |||||
6 学校保健 | 1 学校保健関係文書 | 1 | |||||
2 児童生徒健康診断票・歯の検査票 | 5 | 国 | |||||
3 尿検査 | 1 | ||||||
4 寄生虫検査 | 1 | ||||||
5 心電図検査 | 小7・中4 | ||||||
6 インフルエンザ様疾患発生報告書 | 5 | 国 | |||||
7 日本スポーツ振興センター掛金納付書 | 5 | ||||||
8 災害報告書 | 5 | ||||||
9 医療等の状況 | 5 | ||||||
10 給付金支払通知書 | 5 | ||||||
11 タクシーチケット受払簿 | 5 | 市 | 半券含む | ||||
7 給食 | 1 給食関係文書 | 1 | |||||
2 学校給食欠食行事予定表 | 1 | ||||||
3 給食費徴収台帳 | 5 | ||||||
4 学校給食費報告書 | 1 | ||||||
5 給食費納付書／受領書 | 5 | ||||||
6 給食費経理簿 | 5 | ||||||
2 学校運営 | 0 総記 | 1 学校沿革誌 | 永 | ||||
2 文書受付処理簿 | 5 | 国 | |||||
3 学校要覧 | 永 | ||||||
4 学校経営計画 | 5 | ||||||
5 学校日誌 | 5 | 市 | |||||
6 職員会議録 | 5 | 道 | |||||
7 校長引継書・教頭引継書 | 5 | 道 | |||||
1 教育課程 | 1 教育課程等の概要 | 1 | |||||
2 学校教育指導の実態調査 | 5 | 国 | |||||
3 特殊学級就学実態調査 | 5 | 国 | |||||
4 交通・一般事故報告書 | 5 | 市 | |||||
5 非行事故報告書 | 5 | 市 | |||||
2 行事 | 1 入学式 | ||||||
2 卒業式 | |||||||
3 学校行事表 | 5 | 道 | |||||
3 分掌 | |||||||
4 各種委員会 | |||||||
5 部活動 | |||||||
6 証明 | 1 各種証明書発行台帳 | 1 | 道立学校準拠 | ||||
2 割引証発行台帳 | 1 | ||||||
7 各種徴収金会計 | |||||||
8 その他 | 1 職員団体との対応に係る記録 | 5 | 道 | ||||
3 渉外 | 0 教育振興会 | ||||||
