○岩見沢市戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規程
平成19年6月11日
訓令第18号
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍・改製原戸籍のデータの保全及び保護に関し、必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(令5訓令7・一部改正)
(1) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(2) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍・改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム・ドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、市民サービス課に戸籍情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民サービス課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及びこれに関する機器等の状況について常に把握し、適正な管理に努めること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムにおけるプログラムの障害の有無について定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管又は廃棄について、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管すること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受又は保管については、台帳に記録する等の方法により、適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄にあたっては、復元できない方法で確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう確実に処分すること。
2 ドキュメントを複写し又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定し、本庁の市民係長及び支所の市民サービスセンター長をもって充てる。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(令3訓令2・一部改正)
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時にパスワードの更新を行い、その設定、更新等の内容を厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないよう適切な措置を取り、自己のパスワードを他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
(補則)
第12条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規程は、訓令の日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年7月3日訓令第7号)
この訓令は、訓令の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。